Come collegare l'intelligenza artificiale a TeamSystem: cosa serve e quanto è sicuro
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In breve
Per collegare l'intelligenza artificiale a TeamSystem servono tre cose: un accesso ai dati del gestionale (le interfacce ufficiali dove disponibili, altrimenti un utente in sola lettura sul database), un elenco di domande da coprire e un insieme di operazioni approvate che l'AI può usare. In questo modo l'AI risponde in italiano con i dati veri, senza poterli modificare.
Cosa serve
- Sapere quale prodotto e quale versione usate: TeamSystem Enterprise, Lynfa o Alyante, in cloud o installato in azienda.
- Un accesso ai dati: per TeamSystem Enterprise in cloud le interfacce ufficiali (WebApi), il cui accesso si concorda con TeamSystem o con il vostro partner; per le installazioni in azienda un utente dedicato in sola lettura sul database del gestionale.
- Le domande che oggi vi costano tempo: fatture scadute, ordini in ritardo, margini, pagamenti ai fornitori.
- Un posto dove far girare l'agente: i vostri server oppure un'installazione dedicata gestita dal fornitore.
Come funziona il collegamento
L'AI non legge direttamente tutto il gestionale. Per ogni domanda frequente si prepara un'operazione, per esempio «fatture scadute» con i parametri regione e giorni di ritardo. Quando un collega scrive una domanda, l'AI sceglie l'operazione adatta, compila i parametri e il sistema controlla che siano valori ammessi prima di leggere i dati.
Questo approccio si chiama tool calling deterministico: il modello sceglie, ma la lettura dei dati è codice scritto e provato in anticipo. Il numero che vedete nella risposta viene sempre dal gestionale, accompagnato dalle righe da cui è calcolato.
I passi del progetto
- Mappatura gratuita: un incontro con chi usa il gestionale ogni giorno per raccogliere le domande più frequenti e capire dove stanno i dati.
- Operazioni approvate: per ogni domanda si prepara e si prova un'operazione con limiti chiari, che approvate prima dell'uso.
- Prova sul campo: un gruppo ristretto la usa nel lavoro di tutti i giorni; si controllano le risposte e si aggiungono le operazioni che mancano.
- Uso in tutta l'azienda: si estende agli altri colleghi e si adeguano le operazioni quando aggiornate il gestionale.
Quanto è sicuro
- Si parte in sola lettura: l'utente tecnico usato dall'AI non può modificare nulla. Le operazioni che scrivono dati si aggiungono una alla volta e chiedono sempre conferma.
- L'AI usa solo operazioni approvate: non scrive interrogazioni libere sul database, quindi non può leggere tabelle che non avete previsto.
- Le credenziali del gestionale restano nella vostra infrastruttura: il modello riceve solo il nome dell'operazione e il risultato.
- Ogni domanda resta in un registro (chi, quando, quale operazione, quanti dati letti), scaricabile per i controlli interni.
- Valgono i permessi che avete già: chi non vede un dato nel gestionale non lo vede nemmeno tramite l'AI.
- Con le versioni professionali dei servizi di intelligenza artificiale i dati non vengono usati per addestrare i modelli.
Errori da evitare
- Dare all'AI un accesso libero al database: un equivoco nella domanda può produrre numeri sbagliati che sembrano giusti.
- Caricare export in Excel su un chatbot gratuito: i dati escono dal vostro controllo e la risposta non è ricontrollabile.
- Partire da troppe domande insieme: meglio tre o cinque domande frequenti fatte bene, poi allargare.
- Non mostrare la fonte: se la risposta non indica da quali dati viene, nessuno potrà fidarsi dei numeri.